電話通知で損失予防!ネット予約の電話自動通知サービス

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店舗やスクールを展開する企業にとって予約受付は非常に重要な業務となっています。もし予約受付業務でミスがあると、そのお客様へのサービス提供の機会が失われてしまうだけでなく「ずさんな予約ミスのおかげで不愉快な目にあった」とソーシャルネットワーク上で悪い噂を流されてしまうかもしれません。

予約業務は必ずしもきちんと教育を受けた正社員が行うというわけでもなく、アルバイトの店員がうっかりミスしてしまうということもありえます。多くの店舗やスクールでは電話予約とネット予約が併存しており、その分予約業務の複雑さが増えてミスも起きがちになっています。

この記事ではそうした現場のミスを減らすために「電話通知で損失予防」可能な「ネット予約の電話自動通知サービス」について解説します。

電話プラスネット予約で複雑さが増した予約処理業務

現在ありとあらゆる場面でネット予約が可能になっています。一例を上げれば下記のような場面でネット予約システムが活躍しています。

■料理教室・クッキング講習会
レッスンカレンダーを見ながら、自分の興味のある日をそのまま予約!
■スクール・教室・習い事
習っている教室や先生ごとに空き時間を検索してそのまま予約!
■整体・マッサージ・整骨院
自分が施術してもらっている先生ごとに空き時間を検索してそのまま予約!
■イベント・セミナー
先着○○名様には割引適応など、特典を確認してそのまま予約!
■エステ・ネイルサロン
スマホの予約画面で履歴からワンクリックでそのまま予約!
■施設・会議室
空き時間○(空きあり)X(満員御礼)▲(残りわずか)を確認してそのまま予約!
■格安航空券
出発日や片道/往復などの条件を入力してそのまま予約!

こうしてみるとインターネットが普及することによって、ユーザーがいかに手軽に便利に予約できるようになったかが分かります。インターネット予約がない時代には、それぞれ窓口に電話した後に窓口で予約状況シートなどを取り出して確認していたので、時間もかかりました。

ところがです!

インターネットを使いこなすユーザーは便利になりましたが、依然として電話から予約する人も数多くいます。したがって、予約を受ける側はこれまでの電話での受付業務に加えて、インターネットからの受付業務が発生することになったわけです。

業務量は2倍になり、残念ながらアルバイトなどのミスも2倍になった、というところもあるでしょう。とくにインターネットをチェックしていなかったなどで、予約業務を行わなかったりダブル・ブッキングしてしまったりといったミスが増加したのも事実です。

つまりネット予約が普及した時代にはこうしたミスに対する対策が必要になってきたわけです。その対策の決め手が「電話通知で損失予防!の電話自動通知サービス」なのです!

ネット予約の電話への自動通知があれば予約窓口が一本化できる

インターネットからユーザーが予約しても、予約処理をする側が予約に気がつかないという自体は、ネット予約と同時に、「普段予約業務を受け付けている電話へ自動通知をすること」によって解決することができます。

ネットはデータ通信なのに、そこから申し込んだ瞬間に電話をかけることができるの?と思うかもしれませんがそれを可能にするのがコムスクエアの「WEB電通知」なのです。

「WEB電通知」を導入すれば、先ほどあげた多数の予約サイトの機能の1つとして電話自動通知サービスを付加することができます。「WEB電通知」により「予約を受け付けました」という確認電話が料理教室側の受付電話に通知されるようになり、電話受付と同じ業務フローで予約処理を行うことができます。このことによりこれまで通り予約窓口が一本化されるので、少なくとも、ネット予約窓口を設置してから増加した分の予約ミスはゼロになるはずです。

「WEB電通知」の機能はそれだけではありません。予約してくれたお客様への確認メッセージも「メールの自動返信」という味気ないものではなく、固定電話やスマホなどお客様のお好きな端末に、予約の内容を音声で通知することが可能です。

さらに予約をしたその時だけ確認電話を通知するのではなく、予約当日が迫ってきたら「明日は心よりお待ちしております」などの受付側からの心のこもったメッセージをリマインダー機能として提供することも可能です。

まとめ

以上、ネット予約に「電話自動通知サービス」を導入することによって、予約ミスによる損失予防が可能になることをお伝えしました。

また予約日が迫ってきた時に、音声による心のこもった電話自動通知サービスをリマインダーのように使えば、ネット予約の損失予防だけでなく、顧客満足度がいっそう向上することが期待できます。