新人営業マン必見!見積依頼を電話でスマートに行うには…?

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ここでは、面識のない相手に見積依頼をする場合を想定して、電話で見積依頼をする場合の基本的なビジネスマナーや言葉づかいの確認と、見積依頼をより効率よく進めるための対策を考えてみましょう。

見積依頼に限らず、電話の応対は、社会人としての基本中の基本です。
特にビジネスシーンの場合は、電話の話し方(電話でのあなたの話し方)ひとつで会社の印象が左右されます。
特に今後の取引に関わる電話の場合には、電話の受け答えや電話対応は非常に大切です。

電話をかける場合のビジネスマナー

電話は顔の見えないやりとりです。
特にビジネスでの電話は、あなたの電話ひとつで会社の印象が左右されます。
電話をかける際には、以下のような点に注意しましょう。

1.用件は簡潔に

先方もこちらも、限られた時間の中で業務をしています。
「時は金なり」の意識をもって、電話をかける前に、あらかじめ準備をしましょう。
見積依頼で必要な情報の確認。(例、商品名、単価、数量、納品場所、納期、支払方法など)
用件に関する資料はデスク上に準備しておき、話の内容をあらかじめ頭に入れてから電話しましょう。

2.タイミングを選ぶ(電話をかける時間帯に配慮する)

朝一番、休憩時間、時間外や帰宅間際の時間帯は避ける
急用や緊急の場合以外は、朝一番や、昼休み、営業時間外、終業時間ギリギリの電話はなるべく避けた方がよいでしょう。
どうしても電話をかけざるを得ない場合には
「朝早くからすみません。」「時間外にすみません。」など、一言そえるようにしましょう。

3. 電話はかけた方が切る

電話はかけた方が切るのが基本です。しかし、切る時に受話器をガチャンと置くのは、相手に不快な感じを与えますので、静かにそっと受話器を置くか、空いているほうの指でフックを押さえるなどの方法で、電話を切るようにしましょう。

電話での言葉づかい

ここからは、実際に見積依頼の電話をかけた時のことを想定して手順を追ってみます。
落ち着いて用件を伝えられるように練習してみましょう。

・相手の会社の人が出たら
1.まずは名乗る。「○○社○○部の○○と申します。いつも大変お世話になっております。」
2.次に見積依頼の件で電話をさせていただいた旨を伝え、担当者への取り次ぎを依頼する。「見積りをお願いしたくてお電話させていただきました。ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか?」

・担当者が不在の場合
担当者の戻り時刻を尋ね、電話をかけ直す旨を伝えて電話を切ります。
「お戻りは何時頃のご予定でしょうか?」
「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました。」

・担当者につないでもらったら
1. 自分の社名,部署名, 氏名を名乗る
2. 相手の都合を尋ねる
3. 見積依頼の内容を要領よく簡潔に伝える。
4. お礼を述べて電話を切る

1.「わたくしは○○社の○○と申します。
2.「見積りをお願いしたくてお電話させていただきました。今、お時間を頂戴してもよろしいでしょうか?」
3.(用件を伝える)
4.「それではよろしくお願いいたします。お時間を頂戴しまして、ありがとうございました。失礼いたします。」

電話の応対が上手な人は取引先とも円滑な人間関係を築くことができます。
話し方や電話の受け答えなど、基本的な電話の応対はぜひ職場で何度も練習してください。

見積依頼を効率よく進めるには

上記では、電話で見積依頼をする時を想定して、マナーと言葉づかいを説明しました。

しかし、これら見積りの内容を電話でやりとりすると、聞き忘れや聞き間違いが生じる恐れがあります。
依頼される側としても、見積依頼の内容を聞いて「お願いできますでしょうか?」と聞かれても、即答はできず、結局、見積依頼の内容を文書で送って下さい、ということになりがちです。

こういう場合、例えば、事前にメールや郵送で見積依頼の概要を送っておくと、相手先に「調べる」「考える」余裕ができ、電話した際に、話が効率よく進められます。

事前に送った文書に、丁寧な挨拶、自己紹介、依頼の趣旨や詳細が書かれていると、面識のない相手でも、ひとまず信頼感を持ってもらえます。
どうしても時間が限られている場合は別ですが、社外の面識のない方に対しては、文書でご挨拶を入れておいた方が その後の関係がスムーズに運ぶものです。

電話は営業活動で重要なツールです。
しかしながら、現在はさまざまな伝達手段がありますので、いろいろな手段を組み合わせながら、より効率よく、より良好な取引関係が築けるような方法を考えるよう心がけましょう。