新人営業マン必見!打ち合わせの日程変更を電話でスマートに行うには…?

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営業活動をするうえで、お客様とのアポをきちんと管理することは非常に重要です。
まずはダブルブッキングを発生させないように慎重に管理しなければなりませんが、ダブルブッキングを発生させてしまった場合に、電話で日程変更のお願いをする際のマナーについて解説したいと思います。

日程変更を電話連絡でする時のルール

①自分の名前を名乗る
②担当者に取り次いでもらう
③日程変更をしたい旨を伝える
④変更の理由を言う

電話する時の例文をみてみましょう。

「いつもお世話になっております。私、◯◯株式会社の◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますか?」

「いつもお世話になっております。誠に申し訳ございませんが、○月○日の打ち合わせの日時の変更をお願いいたしたく、ご連絡させていただきました。実は私の手違いで、その日時に先にアポイントがあることを失念しておりまして、誠に申し訳ございませんが、他の日時にご変更をお願いできませんでしょうか。」

ポイント
①自分の名前を名乗る
まず最初に自分の会社名と名前をいいましょう。

②担当者に取り次いでもらう
最初に電話にでた人が担当者でない場合は、担当者に取り次いでもらいましょう。伝言にしてしまうと、連絡ミスなどが生じかねないためです。もし、担当者が不在の場合は、いつ戻ってくるのか、いつ頃なら大丈夫なのか、を確認しましょう。

③日程変更をしたい旨を伝える
担当者に取り次いでもらったら、まず最初に日程変更のお願いでお電話させていただいた旨を伝えましょう。

④変更の理由を言う
変更の理由は、別の予定がどうしてもずらせない事情を説明したうえで、可能な限り取引先に不信感や不快感を与えないよう、誠実に対応しましょう。

以上、電話で打ち合わせの日程変更をお願いする時のマナーを解説しました。
さまざまな予定が入ってくる営業活動では予定管理が大変で、ちょっとしたミスでダブルブッキングが発生してしまいます。

ダブルブッキングが発生すると、相手に謝罪をして日程の再調整をしなければならなくなります。
相手に迷惑がかかりますし、お互い良い気はしないものです。

また、ダブルブッキングは予定管理ができないことの現れですから、自分の評価を下げることにも繋がってしまいます。

ここで、ダブルブッキングを防止するための対策を確認しておきましょう。

ダブルブッキングを防止するための3つの方法

①リマインドメールを送る
②予定をいれる時にもう一度確認
③自分にあった管理方法を考える

ダブルブッキングを防止するためのポイント
①リマインドメールを送る
相手のダブルブッキングを防止するために効果的なのがリマインドメールです。
打ち合わせの数日前に送ることで、「相手のうっかり忘れ」を防止することができます。
万が一、相手が別の予定を入れてしまっていても、当日のキャンセルに比べると自分の予定が崩れなくてすみます。

②予定をいれる時にもう一度確認
自分のダブルブッキングを防止するための方法です。
相手との約束をいれる時は、もう一度しっかり確認してから応じましょう。
確認を徹底することでダブルブッキングが生じる確率はぐっと下がります。

③自分にあった管理方法を考える
皆さんはどういった方法で予定管理をされているでしょうか?
スケジュール帳をはじめ、最近ではさまざまな予定管理ツールなどがありますので、自分に合った管理方法を探して、ダブルブッキングを防止しましょう。