テレワークを考える企業で知っておきたい電話まわりのシンプルな解決策

テレワークに適した設備

◆電話をめぐる「面倒」はこれまでも業務に潜むストレスだった

日々、社外からの連絡は多く発生し取次ぎや折り返し、代理応答などの小さな負担は業務の集中力を阻害していました。

・電話の対応でヒアリング漏れがあった。

・手が埋まっていて、受話器を取る前に電話が切れてしまった。

・お問い合わせをいただいたのに、連絡先を聞きそびれてしまった。

・電波が悪く、切れてしまったが折り返し先の番号がわからない。

電話の転送

 

店舗や営業の窓口においては小さなミスも起こります。

 

そのような場合においても、入電履歴がログとして管理できるようになっていれば慌てふためく必要もありません。

 

加えて、出られなかったコールを指定のアドレス宛にメール通知できるので直後に折り返すような対応も行えますね。

 

用事があって電話したのに、保留音を長く聞かされた挙句、席を外しているので折り返させていただきますという肩透かしに出くわした経験はないでしょうか?

 

内線による待ち時間はお互いの無駄をはらんでいますが、本人以外なら折り返し対応にするという割り切り方ひとつで回避できるでしょう。

 

◆店舗ごとや営業マンごとに番号を割り振ると本部にはどんな利点がある?

テレワークとは少し状況は異なりますが転送電話はこのような使い方もされています。

 

複数の店舗や拠点を持つ本社にとって、「一日の電話問い合わせはどれくらいあるか。」

 

それはさほど重要な指標ではないかもしれません。

 

しかし、問い合わせからどれくらいの数が商談に発展し、売り上げに結び付いているのかという点に目を向けないわけにはいきません。

 

その問い合わせの出所が広告ならば、なおさら投資対効果を気にするべきといえます。

 

施策の答え合わせをするのに必要な問い合わせ件数が可視化できていなければ、計算以前でつまずいていることになります。

 

メールの問い合わせであればメーリングリストで全体共有することもできますがオフラインは良くも悪くも見えにくく、死角になりやすいのです。

 

このように反響や問い合わせを把握するために管理画面のある転送電話システムをとりいれるのは王道的な使い方です。

 

また、フリーランスや副業で販売代理を行うスタッフを雇っている場合、端末を一人一台持たせるにはコストがかかりますが個人所有の携帯を転送先に設定した050番号をあてがうのはどうでしょうか。

 

個別に担当営業を識別できるようにダイヤルイン番号を割り当て、名刺やチラシに明記しておけば反響が本部に入った際に誰の成果なのかを完全に管理できます。

 

この方法は紙媒体などのオフラインでのアフィリエイトにも広く用いられています。

 

 

◆最後に

電話の転送サービスは柔軟な働き方との相性がよく、テレワークやオフィスのフリーアドレス化にもぜひ取り入れてほしい便利な仕組みです。

 

手軽かつ、シンプルに自分に合った働き方を構築するのにこれからますます取り入れる企業が増えてくるでしょう。

 

電話機の備え付け場所に縛られる窮屈な働き方から解放されたいと、感じたことがある方はぜひこちらも覗いてみてください。

▶テレワーク、リモートワークに最適なシンプルかつ高機能な転送電話

シンプル転送

 

 

でんとら
この記事を書いた人
ビジネスシーンにおける電話の役割は実に多種多様。 電話にまつわる”あれこれ”をお届けしていきます。