生徒の多い塾やスクールが「選ばれる」ために行っている取り組み

塾問い合わせ対応

◆問合せに向き合うために、どこからはじめるべきか?

営業の専門職であれば、見込み客に対して接点を維持したり提案機会を増やすといった行動は染みついている方も多いでしょう。

しかし、塾講師にしてみれば両立はなかなか難しいというのが本音ではないでしょうか。

これまでのお話では塾やスクールを、例に挙げて進めてきましたが他の職種ではどうなのでしょうか。

実は、さまざまな業種でなかなか電話に出られないという問題に直面しています。

飲食店のホールスタッフであれば、オーダーを受けている最中に中断して電話に出るには勇気がいります。

同様の理由で、美容室や不動産、自動車販売など主に対面での接客が求められる業種で同じ課題感を抱いています。

仮に、その場で対応ができなかったとしても一次対応を自動化しておくことは難しくありません。

・この後、スタッフから折り返しがあることがユーザーにアナウンスする

・会話が叶わなくても問い合わせフォームに誘導する

これだけで少なくとも「不親切」「誰も出なくて不安」といったネガティブなイメージを与えてしまうことは回避できます。

専任の対応スタッフを雇用したり、コールセンターを外注委託するとまとまった費用が発生しますが、電話対応の簡易自動化の仕組みは工事不要でスピード設置できるためスクールや教育の場でも重宝されています。

スクール運営の電話窓口に相性のいい機能機能説明
音声ガイダンス機能発信者、塾側双方に任意のガイダンスが流せます。
音声分岐機能(IVR)ボタン操作で、問い合わせの目的を選択させることができます。
通話録音機能会話内容を録音できるため、振り返りや証拠保全に便利です。
通話テキスト化機能通話内容をテキスト化し、会話形式で確認できます。
順次転送機能電話が出られない場合の第二第三の転送先を設定できます。
不在設定機能授業中や営業時間外に応答できないことをアナウンスできます。
SMS連携機能応答できなかった際に、携帯端末に折り返しを行う旨文面でアナウンス。

どんなサービスにも共通して言えることですが、準備を整えて会話に臨むことは勝率を高められます。

不意打ちのような形でかかってきた電話では、落ち着いて対応するときのパフォーマンスと比べて不本意な結果しかだせず授業も問い合わせ対応も精彩を欠いたものになってしまいます。

受電環境を整え、自社の魅力を伝えやすい用意を整えたうえで改める工夫もスクール運営における重要な演出です。

他のスクールでは実際どのように電話窓口の改善を行っているか、気になった方はぜひご相談ください。

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ビジネスシーンにおける電話の役割は実に多種多様。 電話にまつわる”あれこれ”をお届けしていきます。