はじめに
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、
電話交換機の機能をクラウド上で提供するサービスです。専用機器をオフィスに設置する必要がなく、インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォンから会社の電話番号で発着信できるようになります。
これにより、外出先でも会社番号で電話対応ができるなど、柔軟な働き方に対応できる点が大きな特徴です。
コムスクエアが提供するボイスクロスは、スマートフォンやPCで会社の代表番号や内線電話を利用できるクラウドPBXサービスです。外出先でも会社の電話を受けられるため、一般企業だけでなく医療・介護・教育機関など、外出が多い職種でも活用されています。
一方で、電話は企業活動に欠かせないインフラであるため、導入時の設定やトラブル時の対応など、サポート体制も重要です。次の章では、ボイスクロスのサポート体制について詳しく紹介します。
ボイスクロスのサポート体制について
導入から運用まで支える2つのサポート体制の仕組み
クラウドPBXを導入する際、多くの企業が気にするのが「導入前後にきちんとサポートしてもらえるのか」という点です。
電話は企業活動の基盤となるインフラの一つであり、万が一トラブルが発生した場合には迅速な対応が求められます。
コムスクエアが提供するクラウドPBX「VoiceX（ボイスクロス）」では、一般的な問い合わせ対応だけではなく、導入時の設定を支援する「アクティベーションサポート」という仕組みを設けています。
本記事では、ボイスクロスのサポート体制について、サポートセンター担当者とアクティベーション担当者へのインタビューをもとに紹介します。
ボイスクロスのサポート体制
ボイスクロスのサポート体制は、サポートチームとアクティベーションサポートチームの2つの役割によって構成されています。
アクティベーションサポートチームは、新規導入顧客の初期設定や運用ヒアリングを担当する専門チームです。
サポートチームは、既存顧客からの問い合わせ対応を中心に担当しています。
問い合わせ受付は、メール・電話で24時間365日可能となっており、実際の対応はコムスクエアの営業時間である平日9:00〜18:00に行われています。
また、土日祝日についても、障害などの緊急事態が発生した場合には対応が行われます。
導入を支援する「アクティベーションサポート」とは
ボイスクロスの大きな特徴の一つが、アクティベーションサポートチームによる導入支援です。
一般的なクラウドPBXでは、契約後の初期設定をユーザー自身が行うケースが多く、設定の難しさが導入のハードルになることもあります。
そこでボイスクロスでは、受注後にアクティベーションサポートチームが顧客と連携し、導入準備をサポートします。
図：契約から利用開始までのサポートフロー
アクティベーションの主な業務は以下の通りです。
- 電話運用のヒアリング
- 初期設定のサポート
- 営業との認識調整
- 導入までのフォロー
- 実際に使い始めるまでのサポート
例えば企業によって、電話の運用方法は大きく異なります。
- 誰が代表電話に出るのか
- 同時に何人のスマートフォンを鳴らすのか
- 順番に担当者へ転送するのか
といった細かな運用ルールをヒアリングし、それに合わせて設定を行います。
また、営業担当との打ち合わせ内容と、実際の運用イメージにズレがある場合には、その調整もアクティベーションサポートチームが担います。
こうした導入支援を行うことで、契約後すぐに使える状態を実現するのがボイスクロスの特徴です。
導入期間と初期設定サポート
ボイスクロスの導入期間は企業の規模によって異なります。
一般的な目安は以下の通りです。
企業の希望する導入タイミングに合わせて、柔軟にスケジュールを調整することが可能です。
また、導入時には以下のような資料も提供されています。
- 操作マニュアル
- スタートアップガイド（スマートフォンアプリなどの操作方法）
特にボイスクロスはスマートフォンで会社の電話を受けることができるため、専用アプリのスタートアップマニュアルも用意されています。
なお、初期設定はユーザー自身でも行うことができますが、アクティベーションサポートチームが設定を代行する場合には、内容に応じた導入支援サービスが提供されています。
初めてでも安心なわかりやすいマニュアル
クラウドPBXは便利なサービスである一方、「設定が難しそう」と不安に感じる方も少なくありません。そこでボイスクロスでは、初めて利用する方でもスムーズに使い始められるよう、分かりやすいマニュアルを用意しています。
導入時には、基本的な操作方法や設定手順をまとめたマニュアルを提供しており、画面の見方や操作手順を順を追って確認することができます。パソコンだけでなく、スマートフォンで会社の電話を受ける場合の設定方法なども丁寧に解説されているため、ITに詳しくない方でも安心して利用を開始できます。
図：ボイスクロスのスタートアップマニュアル（操作手順を画面付きで解説）
実際にサポートセンターへ寄せられる問い合わせの中には、マニュアルを確認することで解決できるケースも多くあります。こうした分かりやすい資料を用意することで、利用者がスムーズにサービスを使い始められる環境を整えています。
よくある問い合わせ内容
サポートセンターに寄せられる問い合わせの中で多いのは、設定に関するものです。
具体的には以下のような内容です。
- スマートフォンを設定したが電話がつながらない
- 会社の代表電話が鳴らない
- 想定していた担当者に電話が転送されない
これらの多くは、スタートアップガイドを確認していないことによる設定ミスが原因となっています。
そのため、サポートチームでは電話やメールを通じて設定内容を確認しながら解決へと導きます。
簡単な設定ミスであれば、平均5分程度で解決するケースが多いです。
障害発生時の対応
クラウドサービスにおいて重要なのが、障害発生時の対応体制です。
過去には、データセンター内のサーバーやルーターの故障により、電話がつながらなくなる障害が発生したことがありました。
この際には、
を顧客へ迅速に連絡し、復旧しました。
サポートセンターでは、より即時性を重視し、
「問題が発生する可能性がある」と判断した時点で、顧客へ通知する運用にしています。
このように、トラブル発生時の情報共有を重視している点もボイスクロスの特徴です。
ソフトフォンも含めた包括的サポート
ボイスクロスの強みとして挙げられるのが、スマートフォン(ソフトフォン)アプリを含めたサポート体制です。
クラウドPBXの中には、スマートフォンのアプリを顧客側で設定する必要があり、アプリ自体はサポート対象外となるケースも少なくありません。
しかしボイスクロスでは、専用アプリを提供し、そのアプリの設定や利用方法も含めてサポートしています。
この点については、実際の顧客からも
「アプリまで含めてサポートしてくれるので安心」という
声が寄せられています。
電話は企業の重要なインフラであるため、アプリ・システム・設定をまとめてサポートできる体制は大きな安心材料となります。
まとめ
ボイスクロスのサポート体制は、単なる問い合わせ窓口ではなく、
導入から運用までを支える仕組みとして設計されています。
特に以下の点が特徴です。
- 導入を支援するアクティベーションチーム
- 電話・メールによる迅速なサポート
- 障害発生時の即時通知体制
- スマートフォンアプリも含めた包括的サポート
クラウドPBXは導入後の運用が重要なサービスです。
ボイスクロスでは、導入時の設定から日々の運用までを支える体制を整えることで、企業が安心して電話業務を行える環境を提供しています。
◆ 資料請求・お問い合わせはボイスクロス公式サイトから
