新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、在宅ワークやテレワークを導入した企業の多くは、初めての試みだったのではないでしょうか。急速な環境変化のなかで、「もっと準備しておけばよかった」「必ずしもオフィスに固執する必要はなかった」といった気づきを得た企業も少なくありません。
こうした経験は、その後の働き方を見直す大きなヒントになりました。感染症の収束後もテレワークを取り入れた柔軟な働き方が議論され、「ニューノーマル」やDX（デジタルトランスフォーメーション）といった言葉が再び注目されるようになっています。
テレワークを進めるうえで、セキュリティや就業ルールの整備など課題は多岐にわたりますが、特に悩みの声が多いのが「電話対応をどうするか」という点です。営業電話対策として会社概要に電話番号を掲載しない企業も増えていますが、多くの企業では代表番号として03や06から始まる市外局番（0ABJ番号）を掲載しています。一定規模以上の企業であれば、部署直通の番号を設けているケースも珍しくありません。
既存の取引先や関係性ができている相手とは携帯電話で直接やり取りする方が効率的な場合もありますが、テレワークを本格化させる以上、「会社に電話したのに誰も出ない」「折り返しがない」といった状況は避けたいところです。電話がつながらない状態が続けば、企業として稼働しているのか不安を与えてしまう可能性もあります。
だからこそ、オフィスに人がいなくても電話に出られる、あるいは出られなかった場合でも確実に折り返しができる体制を整えておくことが重要です。
◆電話まわりをもっともシンプルに
アウトバウンド営業を行っている企業にとって電話は今も重要なコミュニケーション手段です。
一方で、日常的なやり取りの多くがメールやチャットに置き換わり、「電話は受けられれば十分。多機能である必要はない」と考える企業も増えています。
それでも取引先との関係を考えると、電話を完全になくす決断は簡単ではありません。しかし、電話機そのものをオフィスに置かなくても業務は成立します。問い合わせ用の番号に転送設定を行えば、固定電話でも携帯電話でも対応が可能です。
さらに、応答の可否にかかわらず着信をすべてログとして残せるため、管理もしやすくなります。番号を複数用意すれば、部署用や担当者直通としての運用も可能です。部署異動や担当変更の際も、番号はそのままに転送先だけを変更すればよく、お客様を迷わせる心配もありません。
管理画面から簡単に設定を変更できるため、出張や会議時の代理対応、当番制での電話対応といった柔軟な運用も実現できます。電話機を設置しないことで配線が不要になり、オフィスの見た目がすっきりするだけでなく、コスト削減にもつながります。
◆電話をめぐる「面倒」はこれまでも業務に潜むストレスだった
日々の業務では、取次ぎや折り返し、代理応答といった電話対応が集中力を妨げる要因になることがあります。
・電話の対応でヒアリング漏れがあった。
・手が埋まっていて、受話器を取る前に電話が切れてしまった。
・お問い合わせをいただいたのに、連絡先を聞きそびれてしまった。
・電波が悪く、切れてしまったが折り返し先の番号がわからない。
こうした小さなトラブルは、店舗や営業窓口では特に起こりがちです。
しかし、入電履歴がログとして残っていれば慌てる必要はありません。出られなかった電話をメールで通知する設定にしておけば、すぐに折り返すことも可能です。
長い保留音の末に「席を外しておりますので折り返します」と案内された経験は、多くの方が一度はあるのではないでしょうか。本人以外が対応せず折り返しに切り替える、といった割り切りも業務効率化の一つです。
◆店舗や営業担当ごとに番号を割り振るメリット
転送電話は、テレワーク以外の場面でも活用されています。複数の店舗や拠点を持つ企業にとって、単なる問い合わせ件数よりも「どれだけ商談や売上につながったか」が重要です。特に広告経由の問い合わせであれば、投資対効果を把握する必要があります。
問い合わせ件数が可視化されていなければ、正しい評価や改善はできません。メールであれば共有しやすい一方、電話は見えにくくブラックボックス化しがちです。そのため、管理画面付きの転送電話システムを導入し、反響を可視化する運用は王道といえます。
また、フリーランスや副業の販売代理スタッフに個人携帯を使ってもらい、050番号を転送先として割り当てる方法も有効です。担当者ごとに番号を分け、名刺やチラシに記載すれば、成果を正確に把握できます。紙媒体を活用したオフライン施策でも広く使われている手法です。
◆最後に
電話転送サービスは、テレワークやフリーアドレスといった柔軟な働き方と非常に相性が良い仕組みです。場所に縛られない働き方を実現するため、今後ますます導入する企業は増えていくでしょう。
「電話機のある席」に縛られない働き方を実現したいと感じたことがある方は、ぜひこちらも覗いてみてください。
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テレワーク環境でも電話対応の抜け漏れを防ぎ、広告効果測定や業務改善に活用できます。
場所や人に依存しない電話運用を実現し、これからの働き方を支える仕組みとして注目されています。
