なぜ総務担当者のテレワーク移行は進まないのか

コロナ禍をきっかけに急速に普及したテレワーク。
現在では一過性の対応ではなく、柔軟な働き方のひとつとして定着しつつあります。

一方で、すべての職種が同じようにリモートへ移行できたわけではありません。
企業によっては依然として出社が前提となるケースも多く、職種ごとにテレワークの浸透度には差が見られます。

エンジニアやクリエイティブ職のように業務の分業・オンライン化が進んでいる職種では、リモートの方が生産性が高いという声も多く聞かれます。
しかし一方で、「オフィスでなければ成り立たない業務」を担う職種も存在します。

◆リモートでの働き方を選びづらい総務担当者

ITツールの進化により、ビジネス環境は大きく変化しました。
クラウドサービスやデジタルツールの普及によって、場所に縛られない働き方は一般化しています。

特に若い世代にとっては、リモートワークはもはや特別なものではなく、標準的な働き方のひとつです。

しかし、その中でも総務部門は依然としてテレワーク移行が進みにくいポジションといえます。
各種調査でも、総務担当者の多くが「出社を前提とした業務に従事している」と回答しています。

通勤の負担軽減や業務効率化の観点からテレワークのメリットが認識される一方で、総務業務には“現場に依存した業務”が多く残っているのが現状です。

◆なぜ総務は出社が必要なのか

総務部門が出社を求められる主な理由として、以下のような業務が挙げられます。

• 勤怠管理・労務管理
• 契約書や社内書類の管理
• 備品・郵送物の対応
• そして「電話対応」

中でも見落とされがちなのが、電話対応の存在です。

総務には社外・社内を問わず多くの電話が集まります。
取引先からの問い合わせだけでなく、営業電話や各種確認連絡など、多種多様な対応が求められます。

これらをオフィスの固定電話で受ける運用のままでは、どうしても出社が前提となってしまいます。

◆テレワーク移行の鍵は「電話のクラウド化」

こうした課題を解決する鍵が「クラウド化」です。

すでに勤怠管理はクラウドサービスの普及により、場所を問わず対応できる環境が整っています。
同様に、電話環境もクラウド化することで大きく変わります。

クラウドPBXを導入すれば、会社の代表電話をPCやスマートフォンで受発信できるようになり、オフィスに縛られない運用が可能になります。

従来のようにデスクごとに電話機を設置する必要はなく、物理的な設備への依存は年々減少しています。

◆クラウドPBXで実現できること

クラウドPBXの活用により、電話対応は単なる“受電業務”から“効率化された業務フロー”へと変化します。

例えば、

• IVR（音声自動応答）による一次対応の自動化
• 録音・文字起こしによる情報の可視化
• 着信振り分けによる対応最適化

などを組み合わせることで、対応の質と効率を同時に高めることが可能です。

人が対応すべき重要な問い合わせに集中できる環境を整えることで、総務業務全体の生産性向上にもつながります。

◆クラウドPBX選定で重要なポイント

クラウドPBXは各社から提供されていますが、選定にあたって重要なのは「運用サポート体制」です。

企業ごとに電話対応フローは異なるため、導入後の設定や改善を柔軟に支援できる体制が不可欠です。

特に、

• 小回りの利くサポートがあるか
• 国内拠点で迅速に対応できるか

といった点は重要な判断基準となります。

コムスクエアは国産のクラウドPBXを提供する通信キャリアとして、長年の実績とサポート体制に強みを持っています。
コールトラッキング分野でも培ってきたノウハウを活かし、企業の電話環境の最適化を支援しています。

◆電話の成果を「見える化」するコールトラッカー

電話は重要な顧客接点でありながら、その効果測定は後回しにされがちです。

コールトラッカーを活用すれば、どの広告・施策から電話が発生したのかを可視化でき、マーケティングの精度を大きく向上させることが可能です。

クラウドPBXと組み合わせることで、受電から分析までを一気通貫で最適化し、営業機会の最大化につなげることができます。