社内コストカットの命を受けた担当者が語る、設備最適化の壁

◆テレフォニー企業の設備

どんな企業でも、サービスを維持するための機器や設備があり、それに伴うコストが発生します。
「コストの大半は人件費」という業種であっても、FAXやコピー機、電話回線、インターネット回線といった固定費は必ず存在します。

ITサービスや通信環境は日々進化する一方で、既存の設備は老朽化していきます。
特にインターネットよりも長い歴史を持つ「電話関連サービス」は、複数のシステムや回線が複雑に絡み合っており、全体像を把握すること自体が容易ではありません。

今回は、そうしたネットワーク・通信関連設備のコスト最適化を任された担当者の実体験をご紹介します。

◆最初に立ちはだかる“可視化の壁”

コスト削減の第一歩は、「何にいくら使っているのか」を把握することです。
しかし、この段階で大きな壁に直面しました。

・現場部門は請求内容の詳細を把握していない
・経理部門は設備単位での内訳を把握していない

このように、情報が分断されていたため、単純にデータを突き合わせることができなかったのです。

結果として、
・関係者へのヒアリング
・契約開始時期や金額の照合
・支払い伝票との突合
といった作業を一つひとつ手作業で積み上げていくことになりました。

また、個別の積み上げだけでなく、
「全体としてこの程度のコスト規模のはず」という大枠の視点からも確認を行い、金額の乖離がないかをチェックしていきました。

非常に骨の折れる作業ではありましたが、この過程で無駄なコストの兆候にも気づくことができました。

◆支払いは“見られていないコスト”になりやすい

売上に関しては、多くの企業で予実管理が徹底されています。
営業担当者が毎月の数字を確認し、差異をチェックするのは当たり前のことです。

一方で、支払いについてはどうでしょうか。

設備導入時には稟議や契約がしっかり行われるものの、
その後の請求が「正しいかどうか」を継続的に確認する仕組みが整っていないケースも少なくありません。

例えば、
・解約手続きは完了しているはずなのに請求が続いている
・利用していない回線の費用が残っている
といった事象です。

特に通信領域は、
・回線数が多い
・関係者が多い
・契約が長期化しやすい
といった特性から、「解約漏れ」や「管理漏れ」が発生しやすい分野でもあります。

◆コスト削減は“継続的な運用”がカギ

こうした無駄なコストを削減するためには、単発の見直しでは不十分です。

・定期的な請求内容の確認
・契約と実利用の突合
・不要設備の棚卸し

これらを継続的に実施することで、無駄な支払いを最小化することができます。コスト削減は、そのまま粗利の改善につながる重要な施策です。
だからこそ「仕組みとして回す」ことが求められます。

◆コールトラッキングに潜む見落としコスト

コールトラッキングサービスにおいても、同様の課題が存在します。

複数の広告主を掲載するメディアでは、トラッキング用の電話番号を大量に保有・運用しています。
しかし、その中には
・使われていない番号
・すでに閉店した店舗の番号
が含まれているケースもあります。

これらを放置すると、
・無駄な番号コストの発生
・ユーザー体験の低下
につながります。

そのため、大規模メディアでは定期的な番号精査が行われています。

具体的には、
店舗へ自動発信（オートコール）を行い、営業状況をボタン操作で確認するなど、効率的な手法が導入されています。

◆コールトラッキングに潜む見落としコスト

コールトラッキングサービスにおいても、同様の課題が存在します。

複数の広告主を掲載するメディアでは、トラッキング用の電話番号を大量に保有・運用しています。
しかし、その中には
・使われていない番号
・すでに閉店した店舗の番号
が含まれているケースもあります。

これらを放置すると、
・無駄な番号コストの発生
・ユーザー体験の低下
につながります。

そのため、大規模メディアでは定期的な番号精査が行われています。

具体的には、
店舗へ自動発信（オートコール）を行い、営業状況をボタン操作で確認するなど、効率的な手法が導入されています。

◆設備最適化は“見える化”から始まる

テレワークの普及やオフィス縮小など、働き方が変化する中で、
これまで見過ごされてきたコストの見直しが進んでいます。

無駄なコストを完全にゼロにすることは難しくても、
「把握できていないコスト」を減らすことは可能です。

まずは一度、社内の設備や契約を棚卸しし、
どこに無駄が潜んでいるのかを見直してみてはいかがでしょうか。

◆電話・回線コストを可視化するコールトラッカーとは？

複雑化する電話環境において、コスト最適化の第一歩は「可視化」です。

コールトラッカーは、回線ごとの利用状況や通話データを一元管理し、不要な番号や未活用回線の特定を可能にします。

さらに、広告施策との連携により“どの電話が成果につながっているか”も把握できるため、コスト削減と売上最大化を同時に実現する運用基盤として活用されています。