ビジネスにおいて、お客様や社内スタッフとの円滑なコミュニケーションは欠かせません。
しかし近年、メールやチャットツールが当たり前になったことで、「電話そのもの」にストレスや煩わしさを感じるビジネスパーソンも増えています。
実際、
- 「営業電話の対応に時間を取られる」
- 「電話が作業を中断させる」
- 「やり取りを後から記録するのが面倒」
- 「電話だけ業務フローから孤立している」
といった声は少なくありません。
SNSなどを見ても、「電話対応のためだけに集中が切れる」「できれば電話を使いたくない」といった投稿を目にする機会が増えています。
そんな中、“電話嫌い”を公言する人物が提案した、ある電話システムが話題を集めました。
◆「電話嫌い」が考えた電話システム！？
注目を集めたのは、業務改善プラットフォーム「kintone」と連携する電話アプリ「kinfone」です。
このアイデアは、kintoneを展開するサイボウズ関連イベントで紹介されました。
登壇したのは、KDDIウェブコミュニケーションズの高橋氏。
高橋氏自身、「電話が苦手」「電話が嫌い」と語っており、従来のビジネス電話が抱える非効率さに課題感を持っていたそうです。
その解決策として提案されたのが、“電話と業務システムをつなぐ”という発想でした。
◆すごいぞ、kinfone!
kinfoneは、SIPアプリ（スマホでIP電話を利用するアプリ）と、kintone上の顧客管理・問い合わせ管理を連携させる仕組みです。
主な機能としては、
- 社内共通電話帳の利用
- 着信時の顧客情報表示
- 発着信履歴の自動管理
- kintone上から直接発信
- コールフロー設定
- 内線番号管理
などに対応しています。
ポイントは、“電話だけ”を改善するのではなく、「電話の前後に発生する業務」まで含めて効率化している点です。
◆電話業務が面倒なのは「通話後」に理由がある
一般的なオフィスでは、
- 電話を受ける
- 内容をメモする
- 担当者へ共有する
- CRMやSFAへ入力する
- 履歴を残す
という流れが発生します。
つまり、電話そのものよりも、“通話後の定型業務”に時間を取られているケースが多いのです。
特に営業担当者や情報システム部門など、本来別の業務を抱えている社員にとって、電話対応は集中を妨げる存在になりがちです。
電話対応とPC作業を行き来するだけでも、意外と大きな負担になります。
◆電話と業務システムを統合するという考え方
kinfoneが注目された理由は、「電話を単独の機能として扱わなかった」点にあります。
例えば、
- 電話が鳴る
- 顧客情報が表示される
- 通話内容を記録する
- 対応履歴を残す
- 次回アクションを設定する
という一連の流れが、同じ業務システム上で完結できれば、担当者の負担は大きく軽減されます。
特に近年は、
- CRM
- SFA
- チャットツール
- ワークフロー
- 顧客管理システム
などを活用する企業が増えており、「電話だけ別管理」という状態に非効率さを感じる企業も少なくありません。
電話を“孤立したコミュニケーション手段”ではなく、“業務フローの一部”として統合する考え方が広がり始めているのです。
◆クラウドPBXも進化している
こうした背景から、近年はクラウドPBXにも大きな変化が見られます。
以前は、
「スマホで会社電話が使える」
程度が主な特徴でした。
しかし現在は、
- CRM連携
- 通話録音
- AI文字起こし
- チャット連携
- 顧客情報ポップアップ
- 通話分析
など、業務システムとの連携を重視したサービスが増えています。
一方で、製品によって得意分野は大きく異なります。
コールセンター向けに特化したものもあれば、一般企業の営業・バックオフィス向けに設計されたものもあります。
そのため、「電話をクラウド化すれば解決する」と考えるのではなく、
- 自社のどこに負担があるのか
- どの業務を効率化したいのか
- 通話後の作業まで改善したいのか
を整理した上で選定することが重要です。
◆電話は“なくす”のではなく、“つなぐ”時代へ
近年、「電話離れ」が話題になることも増えました。
しかし実際には、
など、電話が必要な場面は依然として多く存在します。
だからこそ今求められているのは、「電話をなくす」ことではなく、“業務と自然につながる電話環境”を作ることなのかもしれません。
電話対応が終わった瞬間に、そのまま業務フローへ接続される。
そんな仕組みが整えば、“煩わしい電話”は、“効率的なコミュニケーション”へ変わっていくはずです。
◆おわりに
本メディアを運営するコムスクエアでも、電話と定型業務を同時に効率化できるクラウドPBX「VoiceX」をご提供しています。
電話対応だけでなく、
まで含めて、日々の業務オペレーションを最適化したい企業様におすすめです。
「電話業務をもっと効率化したい」
「電話対応後の作業負担を減らしたい」
そんな課題をお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
電話業務を効率化するうえで、近年注目されているのが“通話データの可視化”です。
「どの広告から電話が発生したのか」「どの問い合わせが商談や成約につながったのか」を把握することで、営業活動や顧客対応の改善にも活用できます。
コムスクエアの「CallTracker（コールトラッカー）」は、電話反響の効果測定を実現するコールトラッキングサービスです。
Web広告・LP・SNS・紙媒体など、流入経路ごとの電話成果を分析し、“電話”をマーケティングや業務改善に活かせる環境づくりを支援します。
