「重要な通知、見逃してませんか?」電話通知で通知の波を乗り越えろ!

◆通知欄、すごいことになっていませんか?

出社後、お昼休憩後、長尺のミーティングの後。

ものすごい数の通知がPCやスマホに表示されていて、驚きながら対応に追われることってあるんじゃないでしょうか。

コロナ禍で対面でのコミュニケーションが減った結果、私たちの文面でのコミュニケーションの数は大幅に増えてきています。

メール等は内容が残り便利な一方で、失礼がないような文面を考えるのに時間がかかったり、緊急度の高い要件が埋もれてしまったりと少し手間な一面もありますよね。

でんとら君の朝のルーティーンは大量に来たメールを見て仕分けする作業だぞ…
どのメールも重要そうな件名をつけて開封させようとしてくるからわかりにくい…

◆大量のビジネスメールに困ってるのはあなただけではない!

大量に来る通知の嵐に困っているのはあなただけではありません。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2022年のビジネスメールの実態を調査していました。

調査結果
メール送受信の1日平均は送信「16.27通」、受信「66.87通」
7割を超える人が1日(24時間)以内に返信がこないと遅いと感じる
68.2%の人が、メールの返信が遅れてしまうことがある
メールを1通読むのにかかる平均時間は1分24秒
メールを1通書くのにかかる平均時間は6分5秒

ビジネスメール実態調査2022 一般社団法人日本ビジネスメール協会

つまり、毎日たくさん来るビジネスメールは読むのにも返信するのにも時間がかかり、対応が遅れてしまうということがわかります。

そしてメールに加えて、最近では社内のビジネスチャットシステムやアプリの通知などたくさんの通知がスマホには届きます。

たくさんの媒体で大量の通知が来て、どれが重要なのか分からず仕分けに疲れてる人、結構多いんじゃないんでしょうか?

◆そうだ、通知を電話で送ってもらおう

それでは重要な通知だけを他の通知と差別化して受信するにはどうすればいいでしょうか?

あまり聞きなじみがないかもしれませんが、解決策の一つとして電話通知サービスという方法があります。電話通知サービスを利用すると重要な連絡だけを電話によって音声で受け取ることができます。

音声にするテキストのテンプレートを事前に設定しておくと自動で合成音声が作成されて通知してくれるので、事前準備をするだけで大きな手間をかけることなく利用することができます。

それではコムスクエア社が開発しているCall Reachという製品を例に電話通知システムのメカニズムを見ていきましょう!

◆Call Reachのメカニズム

①事前設定-電話お知らせを行う通知の種類を選択!
まずは電話を送る条件を設定します。Call Reachではメール連携やAPI連携を用いてさまざまな通知の実装が可能です。
送る文章の内容も一からカスタマイズすることができます。

例えば、
「@dentora.comから送られてきたメールだけ電話通知にして!」
「問合せフォームの回答を直接電話に飛ばして!」
みたいな設定も可能だぞ

②通知の受信・音声変換
指定されていた通知がきたらCallReachの出番です。テキストデータをテンプレートを元に合成音声データに変換します。

CallReachの強みは合成音声の発音のナチュラルさです。高性能音声合成エンジンを実装しているので他の電話通知サービスと比べて違和感のない通知を送ることが可能です。実際にサンプル音声を聞いてみましょう。

③あなたの電話にお知らせ!

あなたの電話番号に発信します。事前設定を行っているので都度都度設定を行う必要はありません。事前に設定している場合は電話のダイヤルで選択肢を指定し特定のアクションを起こすことも可能です。

メカニズムがわかったところで、どういう場面で利用していいか想像しにくいと思います。ですので次で実際によく見かける3つのシチュエーションをもとにどのようにCallReachが働くかを紹介したいと思います。

◆利用例①見積り・資料請求に即座に対応!

BtoB製品を取り扱う企業の営業

シチュエーション:資料請求や問合せがあったもののロングミーティングに参加しておりメール通知に気づかず。
本日は金曜日なので月曜日に対応したが、顧客は他社の商品に興味が移っておりうまく商談につなげられなかった。

CallReachの活用法:CallReachの活用法:WEBフォームとCallReachをAPI連携。
フォームが提出された瞬間に会議や移動の最中でも即座に営業チャンスを探知。
他社の商談につながる前にフォローアップを行うことで契約数UPに貢献!

◆利用例②お店予約のダブルブッキングを防ぐ!

WEB予約を確認する余裕がない美容師

シチュエーション:当日のお昼にお客さんからヘアカラーの予約が。しかし顧客対応に忙しく、通知に気づかず。
空いてる時間に予約なしで直接お店に来たお客さんを対応していたら実はその時間に予約が入っており、当日予約したお客さんを待たせることに…

CallReachの活用法:予約サイトとCallReachをAPI連携。予約が入った瞬間に日付・時間を受付の電話に通知。
連携サービスによっては予約の確定も電話のボタン操作で可能に!
予約直後・予約の30分前に受付に電話通知を行うようにすれば予約を取り逃すのも防げる!

ちなみに僕はいつもぎりぎりに予約するから半年に一回ぐらい美容室のダブルブッキングをされるぞ

◆利用例③未払い催促を自動化!

通常業務に加えて料金未払いの案内も行っているコールセンターのオペレーター

シチュエーション:コールセンター業務の一環で料金の未払いを行う顧客に架電することに。
しかし、電話に中々出てくれないので毎回折り返すのが大変。
かといってメールで通知しても返答はないし…

CallReachの活用法:顧客リストの中で未払いの顧客だけに期限・支払い額・支払方法を通知。
通知後にも支払いが完了していない顧客には週に一回電話通知を行うように設定。
その分お問い合わせやご案内の必要なお客様に時間を割けるように!

◆Call Trackerを活用して通知をうまくさばいてみません?

Call Reachは比較的シンプルな仕組みのツール。だからこそ様々な課題の活用法になりうる柔軟さを持っています。

そしてCall Reachを開発したコムスクエアはその他にもCall TrackerやVoice Xなどの電話に関わるサービスを提供しており、連携を行うことで活用方法も増えます。

今回の記事だけでは活用方法を紹介しきれませんでしたが、その他にも全く異なるシチュエーションで様々な使われ方で利用されています。電話の世界って奥深い!

◆詳しく話を聞いてみたい!

「Call Reachをこう生かしたい!」という具体的なイメージをお持ちの方、「使い方はまだ考えてないけど、通知の課題を電話で解決したい!」というみなさん。

ぜひ製品サイトをチェック&お気軽にお問い合わせください!即座に対応いたします。

ちなみに当社のお問い合わせ検知にもCall Reachは使われているぞ!

そのほかにもコムスクエアでは電話業務改善のための電話DXコンサルティングサービスも展開しております。

電話を利用した業務でお悩みの方は問合せフォームからご相談ください。

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