◆通知欄、すごいことになっていませんか？
出社後、お昼休憩後、長時間のミーティング後。
PCやスマホを開いた瞬間、大量の通知が表示されていて驚いた経験はありませんか？
近年はリモートワークやチャットツールの普及により、文面でのコミュニケーションが急増しています。
メールだけでなく、SlackやTeams、各種SaaSツール、社内チャットなど、日々たくさんの通知が届く時代になりました。
文章で内容を残せるのは便利な一方で、失礼のない文面を考えるのに時間がかかったり、緊急度の高い連絡が他の通知に埋もれてしまったりすることもありますよね。
でんとら君の朝のルーティーンは大量に来たメールを見て仕分けする作業だぞ…
どの通知も重要そうな件名で送られてくるから見分けるのが大変なんだ…
◆大量のビジネス通知に困っているのはあなただけではない！
大量に届く通知に悩まされているのは、決してあなただけではありません。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2022」では、以下のような結果が出ています。
【調査結果】
・メール送受信の1日平均は送信「16.27通」、受信「66.87通」
・7割を超える人が1日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じる
・68.2%の人が、メールの返信が遅れてしまうことがある
・メールを1通読むのにかかる平均時間は1分24秒
・メールを1通書くのにかかる平均時間は6分5秒
ビジネスメール実態調査2022 一般社団法人日本ビジネスメール協会
つまり、毎日大量に届く通知は「読むだけ」でも時間がかかり、返信や対応の遅れにつながってしまうということです。
さらに最近では、メールだけでなくSlackやTeams、LINE WORKSなど複数のツールから通知が届くようになり、「どれが本当に重要なのかわからない…」という状態になりがちです。
AIツールや業務自動化サービスの普及によって通知の数自体も増えており、“通知疲れ”を感じている人も少なくありません。
◆そうだ、重要な通知だけ電話で受け取ろう
それでは、重要な通知だけを他の通知と差別化して受信するにはどうすればいいのでしょうか？
その解決策の一つが「電話通知サービス」です。
電話通知サービスを活用すると、重要な連絡だけを電話で音声通知として受け取ることができます。
あらかじめ音声化するテキストのテンプレートを設定しておけば、自動で合成音声を生成して通知してくれるため、大きな手間をかけずに利用できます。
今回は、コムスクエアが提供する「Call Reach」を例に、電話通知システムの仕組みを見ていきましょう！
①事前設定-電話お知らせを行う通知の種類を選択！
まずは電話を送る条件を設定します。Call Reachではメール連携やAPI連携を用いてさまざまな通知の実装が可能です。
送る文章の内容も一からカスタマイズすることができます。
例えば、
「@dentora.comから送られてきたメールだけ電話通知にして！」
「問合せフォームの回答を直接電話に飛ばして！」
みたいな設定も可能だぞ
②通知の受信・音声変換
指定されていた通知がきたらCallReachの出番です。テキストデータをテンプレートを元に合成音声データに変換します。
CallReachの強みは合成音声の発音のナチュラルさです。高性能音声合成エンジンを実装しているので他の電話通知サービスと比べて違和感のない通知を送ることが可能です。実際にサンプル音声を聞いてみましょう。
③あなたの電話にお知らせ！
あなたの電話番号に発信します。事前設定を行っているので都度都度設定を行う必要はありません。事前に設定している場合は電話のダイヤルで選択肢を指定し特定のアクションを起こすことも可能です。
メカニズムがわかったところで、どういう場面で利用していいか想像しにくいと思います。ですので次で実際によく見かける３つのシチュエーションをもとにどのようにCallReachが働くかを紹介したいと思います。
◆利用例①見積り・資料請求に即座に対応！
BtoBサービスを扱う企業の営業担当
シチュエーション：問い合わせフォームから資料請求が入ったものの、長時間の会議中で通知に気づかず。
確認した頃には、顧客はすでに他社サービスを検討していた…。
CallReachの活用法：問い合わせフォームやCRMとCall ReachをAPI連携。
フォーム送信やリード発生と同時に電話通知を行います。
会議中や移動中でも即座に営業チャンスに気づけるため、素早いフォローにつながり、商談化率アップに貢献します！
◆利用例②お店予約のダブルブッキングを防ぐ！
WEB予約を確認する余裕がない美容師
シチュエーション：当日のお昼にお客さんからヘアカラーの予約が。しかし顧客対応に忙しく、通知に気づかず。
空いてる時間に予約なしで直接お店に来たお客さんを対応していたら実はその時間に予約が入っており、当日予約したお客さんを待たせることに…
CallReachの活用法：予約サイトとCallReachをAPI連携。予約が入った瞬間に日付・時間を受付の電話に通知。
連携サービスによっては予約の確定も電話のボタン操作で可能に！
予約直後・予約の30分前に受付に電話通知を行うようにすれば予約を取り逃すのも防げる！
ちなみに僕はいつもぎりぎりに予約するから半年に一回ぐらい美容室のダブルブッキングをされるぞ
◆利用例③未払い催促を自動化！
通常業務に加えて料金未払いの案内も行っているコールセンターのオペレーター
シチュエーション：コールセンター業務の一環で料金の未払いを行う顧客に架電することに。
しかし、電話に中々出てくれないので毎回折り返すのが大変。
かといってメールで通知しても返答はないし…
CallReachの活用法：顧客リストの中で未払いの顧客だけに期限・支払い額・支払方法を通知。
通知後にも支払いが完了していない顧客には週に一回電話通知を行うように設定。
その分お問い合わせやご案内の必要なお客様に時間を割けるように！
◆「通知を受けるだけ」で終わっていませんか？その後の“対応”まで見える化！
Call Reachで重要な通知をすばやく受け取れるようになったとしても、「その後、実際に対応できたのか」「電話はつながったのか」までは分からないケースもあります。
そこで活躍するのが、コムスクエアが提供する電話分析サービス「Call Tracker」です。
Call Trackerを活用すれば、電話の着信状況や対応履歴、通話結果などを可視化でき、対応漏れや機会損失を防止できます。
「通知を受ける」だけでなく、「その後の対応品質まで改善する」ことで、営業・サポート・受付業務をよりスムーズに進めることが可能です。
Call Reachと組み合わせることで、“気づける”だけではなく“確実に動ける”環境づくりを実現できます。
◆電話通知の活用方法はまだまだ広がる！
Call Reachは比較的シンプルな仕組みのツールだからこそ、さまざまな業務課題に柔軟に対応できます。
さらに、コムスクエアではCall TrackerやVoiceXなど、電話に関わるさまざまなサービスを展開しており、組み合わせることで活用の幅もさらに広がります。
今回ご紹介した以外にも、業種やシチュエーションによって多種多様な使われ方がされています。
“通知をどう受け取り、どう行動につなげるか”。
電話通知の活用方法は、今後さらに広がっていきそうです。
Call Reachは、メールやフォーム通知、各種システムアラートなどを電話による音声通知へ変換できる電話通知サービスです。
「重要な通知だけを確実に届けたい」「見逃しによる対応遅れを防ぎたい」といった課題に対し、シンプルかつ柔軟に対応可能。
メール連携やAPI連携を活用することで、営業・予約受付・システム監視・コールセンターなど、さまざまな業務シーンで活用されています。
“気づけなかった”を減らし、重要な対応を後回しにしない環境づくりをサポートします。
